Biuro rachunkowe

Biuro rachunkowe w chmurze – jakie informacje posiada o nas biuro?

By móc rozważyć możliwości prowadzenia jakichkolwiek działań biura rachunkowego w tak zwanej chmurze, czyli niefizycznym nośniku danych, musimy mieć pewność co do tego, jakie informacje może przechowywać taka firma. Najważniejszą i podstawową rzeczą jest to, że większość biur rachunkowych podpisując umowę z klientem, wyznacza dokładnie zakres obowiązków oraz świadczonych usług. Zależnie od tego, jakie usługi znajdują się w cenniku, możemy natrafić zazwyczaj na takie biura rachunkowego, które stają się oficjalnymi reprezentantami rozliczeń finansowych danej firmy. W praktyce oznacza to, że mają one obowiązek prawny okazywać całą, oryginalną dokumentację firmy, za którą odpowiadają.

Biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe

Konsekwencją takich działań jest to, że zdecydowana większość biur rachunkowych, nie może myśleć o byciu całkowicie zdigitalizowanym. Właściwie mało która firma w Polsce, może działać w ten sposób, gdyż nadal w wielu urzędach oczekuje się rozliczeń analogowych, bądź przynajmniej możliwości okazania dokumentacje na papierze w czasie kontroli.

 

Natomiast inną kwestią jest to, że oprócz dokumentacji, biuro rachunkowe posiada zbiór archiwalny, który jest kserokopią wszystkich informacji z dokumentacji. Oznacza to, że na każdy oryginał faktury, którą biuro rachunkowe musi przedstawić kontroli urzędowej, przypada przynajmniej jedna kopia cyfrowa, zazwyczaj w postaci pliku PDF. Takie pliki oczywiście są do nieustannego wglądu firmy klienta i mają na celu ułatwienie korespondencji oraz podejmowanie działań.

Co można przechowywać w chmurze

Jest kilka rzeczy, które nie tylko prawnie można przechowywać w chmurze, prowadząc biuro rachunkowe, ale nawet powinno. Pierwsza z nich, archiwizacja, została już powiedziana. Wszystkie dokumenty powinny być skatalogowane w sieci z możliwością dostępu dla poszczególnych, upoważnionych osób. Takie rozdzielenie zapewnia bezpieczeństwo oraz skuteczną komunikację z klientami.

Inną rzeczą jest podpis elektroniczny, który sprawia, że większość spraw urzędowych można rozstrzygnąć znacznie szybciej. Biuro rachunkowe, które reprezentuje swojego klienta w kwestiach prawnych, musi niestety posiadać dokumentację analogową. Jednakże to, co może ulec cyfryzacji, to chociażby podpis, którego roczna opłata wynosi od stu złotych wzwyż. Certyfikowane firmy udostępniają urządzenie, a następnie indywidualny profil, który umożliwia biuru rachunkowemu reprezentację swoich klientów, w kwestiach regulowanych przez umowę z nimi. Często stanowi to też podstawę pewnych usług jak właśnie reprezentacja na poziomie analiz finansowych, czy pomoc przy podejmowaniu decyzji kadrowych.

Jedną z podstawowych rzeczy, które posiada każde biuro rachunkowe, są pakiety programów księgowych, umożliwiające zaawansowane operacje matematyczne. Takie programy jak Rachmistrz, Rewizor GT lub Optima, należą do najpopularniejszego oprogramowania dla księgowych i stanowią podstawę do pracy w charakterze księgowego. Dzięki posiadaniu dostępu do takich programów na dowolnym komputerze osobistym można prowadzić niemal wszystkie funkcje biura rachunkowego zdalnie. Podstawy archiwizacji także można przeprowadzać za pomocą dostępnego online pakietu Microsoft Office, pozwalającego na zarządzanie bazami danych w usłudze one drive.

Czego nie można przechowywać w chmurze

Warto podkreślić, jakie informacje nie powinny znajdować się w chmurze, przy prowadzeniu biura rachunkowego. Wcześniej wspomniana dokumentacja musi w oryginałach znajdować się fizycznie w biurze. Nie ma żadnej możliwości, aby poddać się cyfrowej kontroli.

Podpisy elektroniczne wymagają utworzenia profili zaufania. Oznacza to, że klient, zarządzający swoją spółką, daje księgowemu pewien stopień uprawnień w reprezentacji firmy i nawet taki podpis elektroniczny wciąż wymaga realnego sprzętu elektronicznego.

Sposoby archiwizacji

Wiedząc już, jakie informacje biuro rachunkowe może przechowywać w chmurze, warto zastanowić się, w jaki sposób robić to efektywnie. W przypadku prywatnych i tak wrażliwych danych, jak informacje na temat działań finansowych firm, stosownie jest zrezygnować z niszowych rozwiązań oraz niesprawdzonych usługodawców. Część stron oferuje pojemne chmury o skomplikowanym poziomie szyfrowania, który rzekomo ma uchronić przed ewentualnym wyciekiem danych.

Prawda jest jednak taka, że nie ma takiego archiwum wiedzy w Internecie, do którego nie mogłaby się dostać niepowołana osoba. Dlatego właśnie decydując się na przechowywanie pewnych informacji w sieci, biuro rachunkowe powinno zdecydować się na najbezpieczniejszą alternatywę, aby przynajmniej zmniejszyć szansę utraty danych. Wiele firm mimo to korzysta z usług największych, a przez to najbardziej narażonych na atak firm jak Google. Wynika to z prostej przyczyny, że dla większości osób wygoda archiwizacji jest zdecydowanie najważniejsza, zwłaszcza, że biuro rachunkowe i tak musi posiadać wykupioną polisę ubezpieczeniową. Bardzo rzadko zdarzają się włamania, mające na celu wydobycie informacji małych i średnich spółek, dlatego jest to ryzyko marginalne. Warto też wspomnieć, że oddzielne programy archiwizacyjne, jak wcześniej wspomniany Rewizor GT, pozwalają na przechowywanie kopii zapasowych w sieci w kompatybilnych formatach, przez co nie trzeba używać usług kolejnej firmy.

Dodaj komentarz