Tworzenie i planowanie wydarzeń wymaga wzięcia pod uwagę naprawdę wielu spraw i czynników. Organizatorzy napotykają na swojej drodze wiele problemów, które muszą rozwiązać w sprytny sposób. Podstawową sprawą podczas planowania konferencji jest wybór miejsca, gdzie odbędzie się wydarzenie. Szukanie odpowiedniego punktu wymaga czasu i cierpliwości. Organizatorzy powinni zająć się tym co najmniej kilka miesięcy przed planowaną datą wydarzenia. W przypadku dużych konferencji na kilkaset uczestników miejsce powinno być wybrane i zarezerwowane rok wcześniej. Pod spodem znajduje się lista porad i podpowiedzi, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Rozłożenie zadań

Organizacja konferencji wymaga ogarnięcia bardzo wielu tematów. Sprzedaż biletów, promocja, catering- to tylko mała część, którą trzeba zaplanować. Jeden człowiek nie da rady zrobić wszystkiego sam. Znacznie większą skuteczność można osiągnąć, dzieląc poszczególne zadania i zlecając je zaufanym osobom. Należy poprosić współpracowników, żeby wyszukać miejsca, w których organizacja konferencji jest możliwa. Praca ta nie jest łatwa i wymaga dużej cierpliwości. Ustalenie daty oddania listy na pewno przyspieszy realizację zlecenia. Gdy osoby odpowiedzialne przedstawią zbiór potencjalnych punktów, należy rozważyć wady i zalety poszczególnych miejsc.

Ustalenie daty konferencji

Żeby wybrać dobre miejsce, najpierw trzeba określić datę, kiedy odbędzie się wydarzenie. Należy to zrobić przynajmniej kilka miesięcy wcześniej. Trzeba mieć czas na promocję wydarzenia. Organizacja konferencji na ostatnią chwilę to bardzo zły pomysł. Staranne i spokojne zaplanowanie budżetu, przygotowanie noclegów, cateringu i prezenterów wymaga wielu dni. Rezerwując salę z dużym wyprzedzeniem, wybór dostępnych terminów jest znacznie szerszy. Trzeba podjąć decyzje, ile dni ma trwać konferencja. Będą na to miały wpływ takie czynniki, jak ilość prezenterów, długość przemówień, a także szacunkowa liczba gości. Organizowana konferencja nie może odbywać się w tym samym czasie co inne duże wydarzenie. Konkurencja o gościa to jedno, ale jest poważniejszy aspekt. Kiedy w mieście odbywają się duże imprezy, ceny hoteli idą mocno do góry. Najlepszymi dniami na konferencję jest czwartek i piątek. Uczestnicy często traktują wydarzenie jak pracę, dlatego weekend to zły czas. Jak konferencja odbywa się pod koniec tygodnia, potencjalny gość może zrobić sobie dłuższy odpoczynek. Stanowi to niemałą zachętę do zakupu biletu.

Dojazd na konferencję

Dobra komunikacja miejsca, w którym odbędzie się konferencja, to jeden z najbardziej zachęcających czynników do kupna biletu. Trzeba określić profil przeciętnego uczestnika. Jeżeli będą to osoby młode, należy wybrać miejsce, gdzie niedaleko jest infrastruktura kolejowa. Zazwyczaj goście dojeżdżają własnymi samochodami. W tej sytuacji liczą się duże parkingi i dobre drogi. Duże miasta zazwyczaj spełniają wszystkie powyższe kryteria.

Catering

Obecnie, nie planuje się szkoleń bez poczęstunku, organizacja konferencji musi obejmować zamówienie cateringu. Na rynku jest wiele firm zajmujących się dowozem jedzenia na miejsce wydarzenia. Należy poprosić kompetentne osoby o wyszukanie różnych ofert. Cena usługi zależy od ilości zamówionego jedzenia. Dowóz potrafi sporo kosztować. Sprawa jest łatwiejsza, gdy zapadnie decyzja o organizacji konferencji w hotelu. Za dopłatą, jedzenie zostanie przygotowane i wydane na miejscu. Taka usługa jest dość droga, jednak odciąża w pewnym stopniu organizatorów.

Cena wynajmu

Jest to kluczowy czynnik, który decyduje o tym, czy zaakceptować dane miejsce. Organizacja konferencji wymaga bardzo dobrze zaplanowanego budżetu. Nie można specjalnie oszczędzać na wyborze sali, bo obniżony zostanie standard wydarzenia. Warto spróbować negocjacji z przedstawicielem miejsca, gdzie planujemy konferencję. Po dobrze przeprowadzonej rozmowie można uzyskać spory rabat. Jeżeli planujemy organizowanie konferencji co roku, warto przemyśleć podpisanie umowy wieloletniej. Warunki takich kontraktów są często bardzo korzystne. Przepłacenie zmniejszy zyski z konferencji. Dopinanie budżetu powinno być przeprowadzone z odpowiednim zapasem pieniędzy. Podczas organizacji konferencji często pojawia się wiele niespodziewanych wydatków. Odpowiednio duża poduszka finansowa jest niezbędna. Wpływy od sponsorów i dobrze oszacowany przychód ze sprzedaży biletów muszą przekraczać poniesione koszty.

Pojemność sali konferencyjnej

Pojemność musi być odpowiednia. Organizacja konferencji na zbyt dużej sali to strata pieniędzy. Wynajęcie zbyt małego obiektu obniży standard wydarzenia. Zatłoczone miejsce nie będzie komfortowe dla gości. Liczy się nie tylko ilość miejsc na głównej sali, ale również dostępność magazynów, holu i pomieszczeń technicznych.

Zakwaterowanie

Kiedy planowane wydarzenie trwa kilka dni, należy zapewnić nocleg uczestnikom. Dobrym pomysłem jest organizacja konferencji w hotelu. Wtedy zarówno sala, jak i noclegi będą w tym samym miejscu.

Dodatkowe udogodnienia

Jest wiele szczegółów, podnoszących atrakcyjność miejsca. Na przykład dostęp do darmowej sieci WiFi albo sala zaopatrzona w rzutnik i ekran. Dużym atutem będzie również dobre nagłośnienie sali i klimatyzacja.